10 conseils evenement reussi

Lorsque vous planifiez un événement avec service de traiteur, de nombreux facteurs déterminent si votre événement sera réussi ou s’il s’agira d’une soirée avec toujours la même nourriture et les mêmes boissons ennuyeuses. Voici 10 conseils sur la façon de planifier un événement réussi avec un traiteur.

Une fois que vous avez planifié votre événement en choisissant le jour, en invitant les invités et en choisissant un lieu, vient maintenant la partie délicate – la planification de la nourriture et des boissons pour cet événement avec service de traiteur. Que vous soyez un planificateur et un gestionnaire d’événements novice ou un habitué de l’organisation d’événements avec service de traiteur, il est important de tenir compte de chaque étape pour garantir l’excellence du service, de la nourriture et des boissons. La liste de contrôle suivante peut vous aider à assurer la réussite de votre événement d’entreprise ou social.

1. Qui figure sur votre liste d’invités ?

La liste des invités à un événement avec service de traiteur peut aller d’une petite réunion d’amis à un grand rassemblement de professionnels. Savoir quel type d’événement et qui y participe est la première étape d’un événement de restauration réussi. Quelle est la composition des invités à l’événement ? De nombreux hommes d’affaires participent à de nombreuses conférences et à des événements sociaux tout au long de l’année et se lassent de manger la même vieille nourriture médiocre. Pour que votre événement se démarque, tenez compte des éléments suivants lorsque vous planifiez le menu avec votre traiteur :

2. L’événement sera-t-il formel ou informel ?

À quelle fréquence vos invités participent-ils à des événements comme celui que vous organisez ?
Vos invités viennent-ils de l’extérieur de la ville ou sont-ils établis dans la région ?
Quelle est la composition ethnique de vos invités et quels sont leurs antécédents ?

3. Identifiez les choix culinaires de vos invités

Lorsque vous planifiez un événement avec service de traiteur, de nombreux facteurs déterminent si votre événement sera réussi ou s’il s’agira d’une soirée avec toujours la même nourriture et les mêmes boissons ennuyeuses. Voici 10 conseils sur la façon de planifier un événement avec service de traiteur réussi.

Une fois que vous avez planifié votre événement en choisissant le jour, en invitant les invités et en choisissant un lieu, vient maintenant la partie délicate – la planification de la nourriture et des boissons pour cet événement avec service de traiteur. Que vous soyez un planificateur et un gestionnaire d’événements novice ou un habitué de l’organisation d’événements avec service de traiteur, il est important de tenir compte de chaque étape pour garantir l’excellence du service, de la nourriture et des boissons. La liste de contrôle suivante peut vous aider à assurer la réussite de votre événement d’entreprise ou social.

4. Proposez plusieurs menus alternatifs

Une fois que vous aurez pris le temps de connaître vos invités et leurs antécédents, vous comprendrez la composition de votre liste d’invités et leur profil général. En prenant cette mesure, l’organisateur d’un événement avec service de traiteur est en mesure d’adapter les options du menu pour satisfaire ses invités. En tenant compte de la liste suivante, vous serez en mesure d’élaborer un menu qui plaira à vos invités.

Vos invités voyagent-ils beaucoup et ont-ils un palais aventureux qui leur permettrait d’apprécier des menus plus épicés ou plus ethniques ?
Vos invités ont-ils des restrictions alimentaires telles qu’une intolérance au gluten, une restriction des produits laitiers ou sont-ils végétariens ?
Un événement de santé et de bien-être peut exiger plus de fruits de mer et d’options végétariennes dans un menu de traiteur.
Image d’une station de restauration

Une fois que vous aurez fait de votre mieux pour adapter le menu du traiteur aux préférences alimentaires de vos invités, vous devrez proposer plusieurs choix d’entrées, de buffets et d’apéritifs pour vous assurer que tous les invités pourront apprécier le repas et l’événement. Voici quelques lignes directrices générales à prendre en compte lors de la planification de votre menu de traiteur.

Proposez plus d’un choix d’entrées. Ainsi, l’amateur de viande et le végétarien seront satisfaits de leur repas.
Offrez deux ou trois choix de vinaigrettes pour les salades, y compris de l’huile et du vinaigre de bonne qualité pour les invités soucieux de leur santé.
Dans la mesure du possible, permettez aux convives d’ajouter leurs condiments séparément.
Proposez un choix de deux desserts, l’un riche (le chocolat noir a toujours du succès), l’autre pour les personnes soucieuses de leur santé.

5. Tenez compte des besoins alimentaires particuliers

Nous avons parlé des préférences alimentaires de vos invités, mais de nos jours, les gestionnaires d’événements de restauration doivent tenir compte d’un plus grand nombre de préférences et de restrictions alimentaires lorsqu’ils planifient un événement. Avant tout événement, le planificateur d’événements doit savoir si les invités ont des besoins alimentaires particuliers afin que le responsable de la restauration puisse répondre à ces besoins avant l’événement. Les considérations diététiques spéciales peuvent inclure :

Des allergies alimentaires telles que l’intolérance au lactose, les allergies aux noix, etc.
Intolérances alimentaires telles que le gluten pour les invités atteints de la maladie cœliaque.
Des exigences religieuses pour les invités suivant un régime casher ou halal.
Restrictions alimentaires volontaires telles que le végétarisme ou le véganisme.
Salades et amuse-gueules sous forme de buffet pour les événements commémoratifs d’entreprise.

6. Optez pour le frais et le local

Les mouvements « Farm to Table », « Farm to Fork » et « Eat Local » ne sont pas seulement des tendances, ce sont les clés de menus plus délicieux et plus sains. Lorsque vous sélectionnez des articles pour votre menu de restauration, tenez compte de la période de l’année, car les aliments saisonniers devraient jouer un rôle important dans la sélection de vos aliments et boissons. Prenez en considération les différents aliments disponibles au cours des différentes saisons et planifiez des menus saisonniers pour obtenir les options de menu de restauration les plus fraîches. Un autre facteur clé est de considérer la région ou le lieu de l’événement et les aliments populaires de la région. L’incorporation de fruits de mer frais ou de produits régionaux pour refléter la région locale et garantir l’utilisation des ingrédients les plus frais permettra à votre événement de se démarquer.

7. Faites monter la sauce avec des aliments ethniques adaptés à votre thème

La planification d’un événement avec menu traiteur portant sur une cuisine ethnique ou internationale spécifique est un excellent moyen d’impliquer vos invités et de leur faire vivre une expérience unique en matière de menu traiteur. Votre planificateur d’événements et votre chef exécutif peuvent travailler ensemble pour apporter des aliments régionaux et internationaux à votre événement, ce qui permettra à l’événement de se démarquer des dîners au poulet habituellement servis. Parmi les menus ethniques les plus populaires, citons les menus asiatiques/chinois/japonais, mexicains, français, allemands, grecs, italiens et moyen-orientaux. Il ne s’agit pas seulement d’options de menus différentes pour les événements de restauration, mais aussi d’options plus polyvalentes lors de la planification d’un menu pour les personnes ayant des restrictions alimentaires.

8. Prévoyez un style de service adapté au moment de l’événement

Quelqu’un a dit un jour « Le timing est tout ». Cela est particulièrement vrai lorsqu’il s’agit de déterminer le menu et le service des repas pour un événement avec traiteur. Il est important de choisir le type de repas et les options de menu qui conviennent le mieux au temps imparti à vos invités pour le repas ou l’événement. Si vos invités ne disposent que d’un temps limité pour le petit-déjeuner ou le déjeuner, les boîtes-repas et les déjeuners sont le meilleur choix pour les repas de 30 minutes ou les invités sur le pouce. Les buffets sont généralement servis en une heure environ et permettent aux invités de choisir les plats qu’ils préfèrent. Lorsque vous planifiez un repas assis ou à l’assiette pour un événement avec traiteur, prévoyez au moins 1 ½ à 2 heures pour le service complet du repas. Les réceptions avec cocktail nécessitent un minimum d’une heure avant le dîner pour permettre aux invités de se mélanger et de profiter de la nourriture et des boissons. Les petits-déjeuners et les déjeuners d’affaires requièrent des aliments qui peuvent être conservés pendant de longues périodes sans que l’intégrité des aliments ne soit compromise.

9. Assurez-vous que les invités seront assis de manière appropriée

Vous avez choisi le lieu de votre événement avec service de traiteur, il est maintenant temps de coordonner l’agencement approprié de la salle pour assurer le confort de vos invités, les objectifs de l’événement et les repas. Par exemple, si vous organisez un repas d’affaires, assurez-vous que les tables disposent de suffisamment de place pour les plats, les verres et les couverts, ainsi que pour les classeurs, les blocs-notes et les stylos. Si vous organisez un cocktail séparé, rappelez-vous que les petites tables rondes peuvent accueillir des assiettes et des boissons plus petites et offrent plus de place aux invités pour se mélanger. Créez un schéma de la salle et tracez le flux de circulation, non seulement pour vos invités, mais aussi pour le personnel de restauration, afin qu’il puisse se déplacer librement et qu’il y ait suffisamment d’espace pour que les gens puissent se déplacer si nécessaire. Essayez d’installer moins d’invités, même si une table peut en accueillir davantage. Cela permet à vos invités de se répartir et de mieux se détendre ou travailler. Les salles de réunion d’entreprise étant généralement plus petites, l’installation doit se faire pour un maximum de 15 invités. Les configurations de tables rectangulaires et en U favorisent les discussions et la collaboration, mais sont moins adaptées aux buffets. Envisagez un panier-repas pour ce type d’événement avec service de traiteur. Les présentations organisées dans le style d’une salle de classe laissent de la place pour que les invités puissent profiter d’un buffet ou de stations de collation. Le style banquet favorise les discussions en petits groupes.

10. Laissez la présentation parler d’elle-même

La présentation est primordiale. Si les aliments sont joliment présentés, vos invités mourront d’envie de les goûter. Quel que soit le type d’événement ou le style de menu de traiteur que vous avez choisi, il est important de travailler avec votre organisateur d’événements et votre traiteur pour vous assurer que la nourriture est colorée, qu’elle comporte de jolies garnitures, que les assiettes sont propres et que les aliments sentent bon. Vos invités doivent voir de beaux plats préparés par le traiteur et avoir envie de les manger. Cela signifie qu’il faut du linge, des couverts et des verres propres et nets, ainsi que des décorations complémentaires.

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